Términos del servicio y Política de privacidad para negocios

1. Quiénes somos y aceptación

FLUXO es un sistema en la nube de turnos, clientes, cobros y caja para servicios personales. Lo presta Roberto Fabian Scott, CUIT 23-17132235-9 («FLUXO», «nosotros»). Contacto: [email protected].

Este documento rige la relación entre FLUXO y el negocio que contrata el servicio («el negocio», «vos»). Lo aceptás la primera vez que entrás a FLUXO como titular, marcando la casilla correspondiente. Guardamos constancia de la aceptación (fecha, hora, usuario, IP y versión aceptada). Este documento está siempre disponible en fluxoftware.com/terminos-negocios.

Quien acepta declara ser titular del negocio o tener facultades para obligarlo. Si no las tuviera, responde personalmente por las obligaciones asumidas.

2. Quién es dueño de qué datos

Hay dos grupos de datos, con roles distintos según la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales:

Como encargado, FLUXO se compromete a:

• usar los datos de tus clientes sólo para prestarte el servicio y según tus instrucciones; nunca para fines propios, para venderlos ni para contactar a tus clientes;
• no cederlos a terceros, salvo a los proveedores del punto 6 en la medida necesaria para que el sistema funcione, o por orden de autoridad competente;
• guardar confidencialidad, también después de terminado el contrato, y exigirla a todo el personal con acceso (art. 10);
• aplicar las medidas de seguridad del punto 7 (art. 9);
• asistirte para responder los pedidos de tus clientes (punto 4.4);
• cuando termine el contrato, devolverte y borrar los datos según el punto 9 (art. 25 inc. 2).

3. Qué datos cargás en FLUXO, por rubro

«Sensible» significa dato de salud o que puede revelarla (Ley 25.326, arts. 2 y 7). Los campos de texto libre («notas») no están pensados para datos de salud, pero pueden terminar teniéndolos si el equipo los escribe ahí.

3.1 Barbería

3.2 Centro de estética

3.3 Salón

3.4 Estudio de pilates

3.5 En todos los rubros

• Usuarios del equipo: nombre, mail de acceso, rol y foto de perfil.
• Registro de auditoría: cada cambio o borrado de clientes, turnos, cobros, equipo y configuración guarda una copia de los datos antes y después, quién lo hizo, su mail, la IP y la hora. Sirve para control y seguridad.
• Datos de salud en la auditoría: se borran del registro a los 12 meses, cuando se borra al cliente y, en todos los casos, cuando se da de baja el negocio. La constancia de quién hizo qué y cuándo se conserva sin esos datos.

4. Tus obligaciones como responsable de tu base

1. Base legal e información. Tenés que contar con el consentimiento de tus clientes (u otra base legal válida) para cargar sus datos en FLUXO e informarles para qué los usás, quién los guarda y dónde (art. 6). En el Anexo A tenés un texto modelo.
2. Datos de salud: consentimiento expreso obligatorio. Antes de cargar patologías, alergias, lesiones u otras observaciones de salud, tenés que tener el consentimiento expreso y por escrito del cliente (arts. 5 y 7) y poder mostrarlo si se te pide. Si no lo tenés, no cargues esos datos. En el Anexo B tenés un texto modelo. Nadie puede ser obligado a dar datos de salud: si el cliente no quiere, igual lo podés atender.
3. Sólo lo necesario. Cargá lo que te sirve para atender (art. 4). Las notas libres no son una historia clínica.
4. Derechos de tus clientes. Si un cliente te pide ver, corregir o borrar sus datos (arts. 14 a 16), lo resolvés vos desde la app. Recordá los plazos legales: 10 días corridos para dar acceso y 5 días hábiles para corregir o borrar. Si necesitás ayuda, escribinos y te asistimos dentro de 3 días hábiles.
5. Inscripción. Inscribí tu base en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Agencia de Acceso a la Información Pública (art. 21), declarando los tipos de datos que cargás (incluidos los de salud, si corresponde). El trámite es gratuito y se hace online.
6. Tu equipo. Vos decidís quién entra y con qué rol, y das de baja a quien se va. Cuidá las contraseñas y no las compartas.
7. Reservas online. Los datos que deja tu cliente en tu página de reservas entran a tu base. La página muestra un aviso de privacidad basado en el Anexo A, a tu nombre: revisá que tus datos de contacto estén completos.
8. Indemnidad. Si FLUXO recibe un reclamo, multa o sanción por datos que cargaste sin la base legal o el consentimiento necesarios, o por el uso que tu equipo haga de sus accesos, vos te hacés cargo y nos mantenés indemnes.

5. Incidentes de seguridad

Si detectamos un acceso indebido o una pérdida de datos que afecte tu base, te avisamos sin demora y como máximo dentro de las 72 horas de enterarnos, con lo que sepamos: qué pasó, qué datos, qué hicimos y qué te recomendamos. Avisar a tus clientes y a la autoridad, cuando corresponda, es decisión tuya como responsable; te damos toda la información y asistencia que necesites.

6. Proveedores (subencargados) y transferencia internacional

6.1 Proveedores que tratan datos de tus clientes

6.2 Proveedores de nuestra relación comercial con vos

Estos no reciben datos de tus clientes:

6.3 WhatsApp

FLUXO no está conectado a WhatsApp. Cuando querés escribirle a un cliente, la app arma el mensaje y abre una conversación en tu teléfono o computadora; lo mandás vos, desde tu número. FLUXO no manda mensajes automáticos ni lee tus conversaciones.

6.4 Inteligencia artificial

Hoy ningún proveedor de inteligencia artificial recibe datos de tu negocio ni de tus clientes. Si en el futuro sumamos una función que lo requiera, te avisamos según el punto 6.6 antes de activarla.

6.5 Transferencia internacional

Los datos se guardan en Brasil y pasan por la red global de Cloudflare. Esos países no figuran en la lista de países con protección adecuada de la Argentina. Por eso:

• este contrato incorpora, para los datos de tus clientes, las cláusulas del modelo de prestación de servicios aprobado por la Disposición 60-E/2016 (Anexo II), en el que vos sos el exportador y FLUXO el encargado;
• FLUXO exige a sus subencargados obligaciones de protección no menores a las de este documento, a través de sus acuerdos de tratamiento de datos, que incluyen cláusulas contractuales tipo;
• los textos modelo de los anexos informan a tus clientes dónde se alojan sus datos.

6.6 Cambios de proveedores

Al aceptar este documento nos autorizás a usar los proveedores de este punto. Si sumamos o cambiamos uno que trate datos de tus clientes, te avisamos por mail con 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, podés irte sin costo y con reintegro proporcional de lo que hayas pagado por adelantado.

7. Seguridad

Lo que hacemos hoy:

• Cada negocio, separado en la base de datos. La base aplica reglas por fila: una cuenta sólo puede leer y escribir lo de su propio negocio. No depende de la pantalla.
• Roles dentro del negocio. El titular ve todo. Cada profesional ve su agenda, su trabajo y los datos de los clientes que necesita para atender; no ve la caja, los cobros ni los totales del negocio. Los cobros, la caja y los precios los maneja el titular (en estética, también la secretaria, si le das ese rol).
• Personal de FLUXO. Quienes administran el sistema entran con doble factor de autenticación. Accedemos a datos de tus clientes sólo para la carga inicial, para soporte que vos nos pidas o para resolver una falla, y los cambios que hagamos quedan en el registro de auditoría. El equipo comercial trabaja con los datos de la suscripción, no con los de tus clientes.
• Registro de auditoría de quién cambió o borró qué, cuándo y desde qué IP.
• Cifrado: conexión cifrada (HTTPS) en todas las aplicaciones; nuestro proveedor de base de datos cifra los datos almacenados.

Lo que no tenemos y no prometemos: certificaciones propias (ISO 27001, SOC 2 u otras) ni auditorías externas propias.

8. Tus datos son tuyos: exportación

Los datos que cargás son del negocio. Podés llevártelos cuando quieras, sin costo:

• Desde la app (titular, en Configuración → «Tus datos»): planillas de clientes y de cobros, en los rubros que ya tienen esta opción.
• Exportación completa a pedido: si necesitás todo (turnos, fichas, fórmulas, listas de espera, asistencias, etc.), o si tu rubro todavía no tiene la exportación en la app, escribinos a [email protected] y te la mandamos en planillas dentro de 15 días hábiles.

Si exportás datos de salud, guardá el archivo con cuidado: a partir de ahí su seguridad depende de vos.

9. Baja, borrado y qué se conserva

9.1 Si un cliente tuyo pide que lo borres

Lo borrás desde la app o nos lo pedís. Al borrar un cliente se borran sus datos vigentes y sus datos de salud del registro de auditoría. Puede quedar una copia en las copias de seguridad hasta que se renueven (punto 9.4).

9.2 Cuando termina el contrato

1. Podés pedir la exportación (punto 8) antes de la baja o hasta 30 días después.
2. Pasado ese plazo, borramos el negocio: clientes, turnos, fichas, fórmulas, cobros, caja, equipo, listas de espera, asistencias, archivos (como los comprobantes de seña), usuarios y la suscripción, y los datos de tus clientes del registro de auditoría.
3. Conservamos, sin datos de tus clientes: los pagos que nos hiciste por la suscripción (con el nombre del negocio y sus datos fiscales), durante 10 años por obligaciones contables e impositivas (art. 328 del Código Civil y Comercial); y el registro de la baja (nombre del negocio, plan, importe y motivo, si lo dejaste).

9.3 Falta de pago prolongada

La falta de pago no borra tus datos: si pagás con suscripción de Mercado Pago, la app pasa a sólo lectura (punto 10.3). Si la suscripción sigue impaga durante 90 días, te avisamos por mail que damos por terminado el servicio. Desde ese aviso tenés 30 días para regularizar o pedir tu exportación; después se aplica el punto 9.2.

9.4 Copias de seguridad

Los datos borrados pueden seguir en las copias de seguridad hasta que se renuevan, en un plazo máximo de 7 días. Esas copias no se usan para nada, salvo para restaurar el sistema ante una falla.

10. Términos del servicio

10.1 Qué es el servicio

Acceso a la aplicación de FLUXO de tu rubro (turnos, clientes, cobros, caja, equipo y lo que incluya ese rubro), con la carga inicial del negocio incluida. FLUXO registra cómo te pagaron tus clientes (efectivo, transferencia, Mercado Pago, débito u otro), pero no procesa los pagos de tus clientes ni cobra en tu nombre. Lo único que se cobra a través de FLUXO es su propia suscripción.

10.2 Prueba gratuita

Tenés 15 días de prueba sin pagar, con el sistema completo. Empiezan a contar cuando el negocio queda cargado (servicios, equipo, horarios y clientes), no desde el alta. No se cobra nada hasta que te suscribas. Si al terminar la prueba no seguís, se aplica el punto 9.2.

10.3 Precio y pago

• El precio depende del plan (tamaño del equipo) y de los extras, según la lista vigente publicada en fluxoftware.com. Los precios son finales.. Te enviamos la factura electrónica de cada pago.
• Se paga con suscripción automática de Mercado Pago (al suscribirte autorizás el débito de cada período, mensual, trimestral o anual, con tarjeta o dinero en cuenta) o por transferencia.
• Actualización de precios. Podemos actualizar los precios con 30 días de aviso por mail; como referencia usamos la variación del índice de precios al consumidor (INDEC). Si no estás de acuerdo, podés irte antes de que rija. Si pagaste un trimestre o un año, el precio queda fijo por ese período.
• Si un cobro de Mercado Pago falla (tarjeta rechazada, sin fondos): te avisamos en la app desde el primer día. Si a los 7 días sigue sin pagarse, la app pasa a sólo lectura: ves todo y podés exportar, pero no podés cargar turnos ni cobros nuevos. Apenas se paga, vuelve a funcionar completa. Si pagás por transferencia, te avisamos para regularizarlo. La falta de pago no borra tus datos (punto 9.3).
• Podés cancelar la suscripción cuando quieras desde la app (botón «Dar de baja»), desde Mercado Pago o escribiéndonos.

10.4 Disponibilidad

Hacemos lo posible para que FLUXO esté siempre disponible, pero no garantizamos un nivel de servicio (SLA). Puede haber cortes por mantenimiento o por fallas de los proveedores; los programados los avisamos antes.

10.5 Soporte

Por WhatsApp al +54 9 223 423-7513 y por mail a [email protected], de lunes a viernes de 9 a 18 h (hora de Argentina). Respondemos en general dentro de 1 día hábil; es un plazo orientativo, no garantizado.

10.6 Responsabilidades

• Vos respondés por los datos que cargás, por tener el consentimiento de tus clientes, por lo que hace tu equipo con sus accesos y por los mensajes que mandás desde tu WhatsApp.
• FLUXO responde por prestar el servicio con diligencia y cumplir este documento.
• FLUXO no responde por las decisiones de tu negocio tomadas a partir de los números o informes del sistema, que son orientativos.
• La responsabilidad total de FLUXO frente a vos por cualquier reclamo vinculado al servicio se limita a lo que nos pagaste en los 12 meses anteriores al hecho, y no incluye daños indirectos ni lucro cesante. Este límite no se aplica en caso de dolo o culpa grave de FLUXO.

10.7 Permanencia, baja y reintegros

No hay permanencia. Te podés ir cuando quieras, con el botón «Dar de baja» o escribiéndonos a [email protected]. Te confirmamos la baja por mail con un número de gestión dentro de las 24 horas.

• Plan mensual: no se reintegra el mes en curso; seguís usando el sistema hasta el final del período pagado.
• Plan trimestral o anual: te reintegramos los meses completos no usados, dentro de los 30 días, por el mismo medio de pago o por transferencia.

10.8 Cambios a estos términos

Si cambiamos algo importante, te avisamos por mail con 30 días de anticipación. Si no estás de acuerdo, podés irte antes de que entre en vigencia, con tu exportación y el reintegro que corresponda.

10.9 Ley aplicable y jurisdicción

Rige la ley de la República Argentina. Ante un conflicto, intentamos primero resolverlo conversando; si no se puede, son competentes los tribunales ordinarios del Departamento Judicial de Mar del Plata, provincia de Buenos Aires.

11. Contacto y derechos

Roberto Fabian Scott · CUIT 23-17132235-9 · [email protected]

Si sos titular de datos (por ejemplo, la persona que da de alta el negocio), podés pedirnos acceso, corrección o supresión de tus datos escribiendo a ese mail. Si sos cliente de un negocio que usa FLUXO, dirigí tu pedido al negocio; si nos llega a nosotros, se lo derivamos.

Anexos: textos modelo para tu negocio

Estos textos son modelos para que uses con tus clientes. Completalos con los datos de tu negocio. Podés adaptarlos, pero no quites la información sobre finalidad, derechos y dónde se guardan los datos.

Anexo A · Aviso de privacidad (página de reservas y fichas)

Anexo B · Consentimiento para datos de salud (estética, pilates, salón)

La reserva online no pide datos de salud: si los necesitás, pedí este consentimiento antes de cargarlos. Guardá las constancias de consentimiento mientras tengas cargados los datos.

FLUXO · Términos del servicio y Política de privacidad para negocios · Versión 1.0